O que caracteriza um documento?

Em um mundo cada vez mais digital, onde informações circulam em altíssima velocidade, compreender o que caracteriza um documento é fundamental tanto no âmbito jurídico quanto no cotidiano profissional, acadêmico e pessoal.

Um documento é mais do que apenas uma folha de papel ou um arquivo digital; ele representa uma prova, um registro, uma comunicação ou uma formalização de fatos, intenções ou ações.

Neste artigo, vamos explorar o conceito de documento, seus principais elementos característicos, os diferentes tipos existentes e a importância que ele assume em diversas áreas da sociedade.

O conceito de documento

De maneira geral, um documento pode ser definido como qualquer registro de informações, produzido ou recebido por uma pessoa, organização ou instituição, que serve como prova ou testemunho de um fato ou ato.

Esse registro pode assumir formas físicas, como papel, fotografias e mapas, ou digitais, como arquivos de texto, imagens, áudios e vídeos. O importante é que o documento tenha valor informativo, legal ou histórico.

Documento segundo o Dicionário

O Dicionário Houaiss define “documento” como:

“Qualquer escrito, gravação ou objeto que sirva de prova ou forneça informações”.

Essa definição abrange tanto documentos formais, como uma escritura pública, quanto informais, como uma carta pessoal ou uma troca de e-mails.

Elementos que caracterizam um documento

Para que algo seja reconhecido como documento, geralmente ele apresenta certas características essenciais. Veja abaixo os principais elementos que o caracterizam:

1. Autenticidade

Um documento precisa ser autêntico, ou seja, deve permitir a verificação de sua origem. A autenticidade está ligada à autoridade do emissor, à assinatura (manual ou digital), ao carimbo oficial ou a qualquer outro meio que garanta que o conteúdo realmente partiu de quem o produziu.

Exemplo: uma certidão de nascimento emitida por um cartório possui autenticidade garantida por selo e assinatura oficial.

Essa é uma das principais exigências quando se busca entender tudo sobre documento, pois sem autenticidade, o valor jurídico ou histórico do material pode ser facilmente questionado.

2. Integridade

A integridade refere-se à garantia de que o conteúdo do documento não foi alterado desde sua criação. Qualquer modificação pode comprometer seu valor probatório.

No meio digital, o uso de assinaturas digitais e certificados criptográficos ajuda a manter essa integridade.

3. Conteúdo informativo

Todo documento precisa ter um conteúdo relevante, com informações que justifiquem sua existência. Esse conteúdo deve ser objetivo, claro e coerente com a finalidade do documento.

Exemplo: um contrato de trabalho deve conter informações como nome das partes, função, salário, horário de trabalho e duração.

4. Finalidade

Um documento sempre possui um propósito definido, seja para registrar um acontecimento, formalizar um acordo, comunicar uma decisão ou comprovar algo. Essa finalidade está diretamente relacionada ao contexto em que ele foi criado.

5. Suporte

O documento precisa de um suporte físico ou digital. Pode estar impresso em papel, armazenado em um pendrive ou hospedado na nuvem. O suporte é o meio pelo qual o conteúdo é materializado ou acessado.

Tipos de documentos

Os documentos podem ser classificados de diferentes formas, dependendo do critério utilizado. Veja os principais tipos:

1. Documentos oficiais

São documentos emitidos por instituições públicas ou autoridades competentes, com valor jurídico ou administrativo. Exemplo: RG, CPF, certidões, licenças, alvarás.

2. Documentos pessoais

São aqueles que registram aspectos da vida individual de uma pessoa. Exemplo: carteira de identidade, carteira de motorista, certidão de nascimento, carteira de vacinação.

3. Documentos empresariais

Empresas produzem diversos documentos para registrar operações, transações, contratos, estratégias e comunicações. Exemplos: notas fiscais, contratos, atas de reunião, relatórios financeiros.

4. Documentos históricos

Guardam registros de acontecimentos importantes da história, com valor documental e cultural. Exemplos: cartas de imperadores, tratados de paz, declarações de independência.

5. Documentos digitais

Com o avanço da tecnologia, grande parte dos documentos passou a ser gerada e armazenada digitalmente. Eles precisam atender às mesmas exigências de autenticidade e integridade dos documentos físicos.

Exemplos: PDFs com certificado digital, e-mails corporativos, registros em blockchain.

Importância dos documentos

Os documentos desempenham funções essenciais em diferentes áreas:

● Jurídica

No direito, os documentos são fundamentais para provar a existência de fatos e relações jurídicas. Um contrato, por exemplo, é um documento que comprova o acordo entre partes e pode ser usado judicialmente em caso de descumprimento.

● Administrativa

Nas empresas e governos, os documentos permitem a gestão eficiente de processos, recursos e decisões. Eles também garantem a transparência e a prestação de contas.

● Educacional

Certificados, diplomas e históricos escolares são documentos que atestam a formação e competências de um indivíduo.

● Histórica e cultural

Documentos preservam a memória de um povo, registrando eventos que moldaram a sociedade. Arquivos públicos e bibliotecas são instituições que cuidam desse tipo de acervo.

Documento x Informação

É importante destacar a diferença entre informação e documento:

• Informação é o conteúdo em si: um dado, uma ideia, uma notícia.

• Documento é a materialização dessa informação, ou seja, o meio pelo qual ela é registrada e pode ser acessada posteriormente.

Por exemplo: o número de votos em uma eleição é uma informação. Já a ata oficial do TSE que registra esse número é o documento.

Documentos e a digitalização

Com a transformação digital, muitos documentos físicos estão sendo convertidos em arquivos digitais. Essa mudança traz agilidade, economia e sustentabilidade, mas também exige cuidados com a segurança da informação.

Recursos como a assinatura digital, certificação eletrônica e armazenamento em nuvem com criptografia são essenciais para garantir que os documentos digitais tenham validade legal e segurança.

No Brasil, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que regula a assinatura digital com validade jurídica.

Validade e validade jurídica

Nem todo documento possui validade jurídica. Para que um documento seja aceito como prova em processos legais, ele precisa cumprir certos requisitos:

• Ter sido produzido dentro dos parâmetros legais.

• Estar assinado ou autenticado por partes envolvidas.

• Não apresentar rasuras, alterações ou inconsistências.

Em caso de dúvidas sobre a validade de um documento, recomenda-se sempre consultar um advogado ou órgão competente.

Conclusão

Entender o que caracteriza um documento é essencial para garantir sua correta utilização em diversas situações da vida. Mais do que um simples registro, o documento é um instrumento de prova, comunicação e preservação da memória.

Seja no papel ou no formato digital, um documento só cumpre sua função quando apresenta autenticidade, integridade, clareza e finalidade. Saber identificar e preservar documentos relevantes é um hábito que pode evitar problemas, assegurar direitos e contribuir com a organização pessoal e profissional.